Workflow

Prozessmanagement zur Qualitätssicherung

Jedes Unternehmen muss zur Erfüllung von Kundenaufträgen bestimmte, individuelle Tätigkeiten ausführen, damit der Kunde am Ende zufrieden ist.

Die meisten Softwarepakete konzentrieren sich nur auf Belege, die zum Kunden gehen, also Anbote, Auftragsbestätigungen und Rechnungen. Was im Unternehmen passieren muss, damit ein Produkt oder eine Dienstleistung erzeugt wird, wird zumeist nicht unterstützt.
Wir nennen diese Tätigkeiten Workflow und sichern mit diesem Prozessmanagement die Qualität Ihres Unternehmens.

Individuelle Prozesse

Legen Sie in Future Factory Business Software für Ihr Unternehmen individuelle Prozesse an, die bei den einzelnen Arbeitschritten (Workflow) erledigt werden müssen.
 

ToDo-Listen

Die Mitarbeiter, die für einzelne Arbeitsschritte zuständig sind, erhalten dann automatisch auf ihrem Computer eine ständig aktuelle ToDo-Liste mit den Aufgaben, die sie bearbeiten müssen.

Auch den Termin für die Erledigung der Aufgabe sehen Sie sofort in Ihrer Liste.

Wenn der Mitarbeiter eine Aufgabe erledigt hat, bestätigt er die Erledigung im Computer, und der Mitarbeiter, der für den nächsten Arbeitsschritt zuständig ist, erhält augenblicklich den Auftrag für den folgenden Arbeitsschritt.

So kann kein Auftrag übersehen werden und Ihre Kunden erhalten erstklassige Qualität zur richtigen Zeit.

In jedem Arbeitsschritt können Sie die dazugehörenden Daten (z. B. Auftragsdaten oder Kundendaten) ansehen und bearbeiten oder dazugehörende Formulare ausdrucken.

Natürlich können Sie für unterschiedliche Artikel, Artikelgruppen oder unterschiedliche Auftragskategorien unterschiedliche Prozesse anlegen. Bei einem Auftrag werden dann zu jedem Artikel die passenden Prozesse gestartet.

Vorteile:
  • Verbesserte Qualität durch standardisierte Abläufe und korrekte Informationsweitergabe.
  • Höhere Produktivität durch Konzentration auf die Auftragserfüllung und geringeren Koordinationsaufwand.
  • Bessere Termintreue und höhere Geschwindigkeit durch automatisch kalulierte Zeitvorgaben und Terminüberwachung.
  • Nachverfolgbarkeit von allen Ereignissen.

Folgende Standardprozessschritte sind vorinstalliert, die Sie beliebig aktivieren können (Sie können jederzeit weitere individuelle Prozessschritte zur Auftragserfüllung hinzufügen und abändern.):

Kundenprozesse:
  • Jahresgratulation
    Zur regelmäßigen Kundengratulation z.B. jeweils zum Jahrestag der gemeinsamen Geschäftsbeziehung.
  • Servicegespräch Kunde
    Zum regelmäßigen Kundenkontakt in einem frei definierbaren Intervall.
  • Kontakt Kunde
    Zur Verwaltung von anderen geplanten Kontakten zu Kunden.
  • Interessent nachfragen
    Zum Nachfragen bei Interessenten, ob noch Fragen offen sind, nachdem Informationsmaterial zugesendet wurde.
Mitarbeiterprozesse:
  • Servicegespräch Kunde
    Zum regelmäßigen Führen von Mitarbeitergesprächen in einem frei definierbaren Interval.
Resourcenprozess:
  • Gerätewartung
    Zur Organisation von notwendigen Service- oder Wartungsterminen für Ihre Ressourcen (Preemptive Maintenance).
Auftragsprozess:
  • Angebot versenden
    Damit Anbotsanfragen nicht liegenbleiben und schnellstmöglich bearbeitet werden.
  • Angebot nachfragen
    Kein Angebot sollte ohne Nachfrage bleiben, damit Anbote zu Aufträgen werden und wichtiges Kundenfeedback eingeholt werden kann.
  • Disposition
    Zur zeitlichen und organisatorischen Planung von Aufträgen.
  • Auftragsbestätigung versenden
    Um den Kunden zu informieren und Kontakt mit ihm zu halten. Informierte Kunden sind zufriedenere Kunden.
  • Lieferung
    Zur rechtzeitigen und korrekten Lieferung.
  • Rechnung senden
    Schnellgestellte Rechnungen bedeuten früheren Zahlungseingang und erhöhen damit die Liquidität.
  • Lieferung prüfen
    Lieferantenbestellungen sollten pünktlich bei Ihnen einlangen. Verspätete Lieferungen können schnell erkannt und nachgemahnt werden.