Perfekte Abläufe für Ihr Produktionsunternehmen

Das Flugzeug ist das sicherste Verkehrsmittel!

Einer der Gründe dafür: der konsequente Einsatz von Checklisten

Warum?

• Abläufe standardisieren / nichts vergessen
• Ein System aufbauen! Unabhängig von einzelnen Mitarbeitern. Egal, wer es macht.
• Einarbeitung neuer Mitarbeiter

In welchen Bereichen?

• Kunden-Onboarding – Mitarbeiter Onboarding
• Vertriebsabläufe: von der Akquise, über Termine bis zum Abschluss.
• Neuer Auftrag, neues Projekt, bestimmte Produktionsschritte
• Verrechnung

Wie?

Variante 1: Schriftliche Checklisten zum Abhaken

• Vorteil: Flexibel
• Nachteil: Papier

Variante 2: Checklisten sind im ERP-System hinterlegt.

• Vorteil: elektronisch
• Nachteil: Zugang muss gegeben sein

Produktivität:

• Automatische Bestellvorschläge
• Lieferantenqualität erfassen
• Lieferantenartikelnummer einpflegen
• Anfragen / Bestellungen automatisch per E-Mail versenden

Preise rascher vergleichen:

• Mehrfach-Anfragen und Preise vergleichen. (Macht  man nur, wenn es einfach geht.)

Warum?

• Zeit und Kosten sparen
• Fehler vermeiden

+ Stücklisten aus CAD Programmen

+ Webshop Schnittstellen

+ Zum Steuerberater – Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen

+ Bank Überweisungsdatenträger (aus dem Einkauf)

+ Bankeinzüge (Verkauf)

+ Kontoauszüge importieren

Ressourcenbelegungen automatisiert planen
Vorwärts- und Rückwärtskalkulationen

Disposition verfügbarer Materialien
Automatische Bestellungen

Automatische Lagerbuchungen

Verfolgung von Chargen- und Seriennummern
z. B. Lebensmittel / Pharma / Elektronik / …

Wie?

Die meisten ERP-Systeme unterstützen das. Das gehört zu den Grundfunktionen.
Wenn das bei  Ihnen nicht der Fall sein sollte, buchen Sie am besten gleich einen kostenlosen Termin bei unserem Softwareberater!

Warum?

• Ausfälle, Lieferverzögerungen vermeiden
• Unfälle vermeiden
• Haftung! (Auch persönlich!)

Wie?

• Automatische Erinnerungen
  Wartungsintervalle hinterlegen.
• Wartungshistorie beweisbar erfassen.
  Was ist wann passiert?

• So sieht die Ist-Situation in vielen Unternehmen aus:

Der Auftrag wandert in Papierform durch die verschiedenen Abteilungen.

Probleme:

• Wenig Information über den konkreten Status:
  Wo ist der Auftrag?
  Was ist schon passiert?
  Welche Aufträge sind verspätet?
• Mitarbeiter übersehen Aufträge, diese landen ganz unten und womöglich im falschen Stapel. Der Auftrag „schreit“ nicht!
• Wo sind Engpässe im Ablauf? Was hat welche Fristen?
  Wie sind die Durchlaufzeiten?

Fazit: Fehler passieren, Fristen werden übersehen, Kunden sind unzufrieden.

Die Alternative dazu lautet – perfekter Workflow:

Automatische Aufgaben im Produktionssystem für jede Abteilung bzw. jeden Mitarbeiter

• Jeder Mitarbeiter hat seine automatische To-do-Liste.
• Nachfolger werden sofort informiert, wenn ein Schritt erledigt ist.
• Alle Daten zum Auftrag, zur Produktion, zum Kunden sind sofort sichtbar.
  Daher: keine Missverständnisse, weniger Fehler.
• Nichts wird übersehen, Fristen können zuverlässiger eingehalten werden.

Wie?

• Einführung eines ERP-Systems, das Workflow unterstützt.

Ziele: (auch wenn nicht gesetzlich vorgeschrieben)

• Haftungsfälle vermeiden. 
• Vertrauen beim Kunden pflegen.
• Verbindlichkeit im Unternehmen erhöhen.

Was?

• Eingangsüberprüfungen Wareneingang
• Materialien Produktionsbeginn
• Zwischen Produktionsschritten (z. B.: für Warenfluss)
• Ware Ausgangsüberprüfungen

Wie?

• Schnittstellen zu Analysesystemen (automatisieren!)
• Direkterfassung im Workflow (nicht auf Papier!)
• Rückmeldungen auf Produktionsterminals
• Mehrstufiger Produktionsprozess

Wo geht das Geld hin?
Welche Aufträge und Produkte bringen Gewinne?
Fahren Sie nicht weiter im Nebel!

Voraussetzung:

• Auftrag-Zeiterfassung der Mitarbeiter 
  Scannen mit Barcode / erfassen am PC/Tablet / in einer App.
• Maschinenstunden erfassen.   
  Scannen / BDE – Schnittstellen?
• Materialien korrekt zuordnen.
   aus Stückliste – Abweichungen erfassen.

Lieferschwierigkeiten bereiten immer wieder Kopfschmerzen!

Informieren Sie daher an Schlüsselschritten der Produktion Ihre Auftraggeber!
Und nicht erst dann, wenn es zu Verzögerungen kommen sollte.

Wie?

• Durch automatisierte E-Mails mit Textbausteinen bei abgeschlossenen Qualitätskontrollen.
• Mithilfe eines Onlineportal, in welches die Daten übertragen werden.

Textbausteine bringen auch bei anderen Abläufen große administrative Erleichterung:

Produktivität im Office & Kundenbindung:

Wie sieht die Ist-Situation aus?

• Oft kaum besser als zu Kaisers Zeiten.
• Jeder schreibt immer wieder jede E-Mail neu.
• Wie viele E-Mails werden im Monat geschrieben?

Das bedeutet:

•  Zeitverschwendung
•  Rechtschreibfehler
•  Oft schlecht formuliert, missverständlich.
•  Wichtige Informationen fehlen.
•  Abhängig vom Mitarbeiter
•  Kein verlässliches System

Lösung: Massiver Einsatz von Textbausteinen!

• Einmal perfekt formuliert, tausendmal verwendet
• Textbausteine können laufend verbessert werden.

Outlook hat den Nachteil, dass jeder nur über seine eigenen Textbausteine verfügt.

ERP-Lösung:

• Textbausteine sind bereits mit Platzhaltern befüllt.
• Zentral für alle Mitarbeiter zugänglich
• Ein „System“  – „Customer Experience“

Anwendungsbeispiele:

Bewerbungen:

• Infos vor Gespräch
• Unterlagen einfordern
• Terminvereinbarung

Kundenakquise:

• Infomaterial
• Angebot
• Nachfragen
• Zusatzkontakte
• Terminvereinbarung
• Terminerinnerung
• Infos nach Termin

Auftragsablauf:

• Auftragsbestätigung
• Versandinfo
• Organisation
• Termine
• Automatische Information über den Auftragsstand an den Auftraggeber!

Zusatztipps:

• Beleg-E-Mail direkt aus dem System erzeugen.
  Nicht als PDF abspeichern und in Outlook wieder öffnen.
• Automatische Transaktions-E-Mails:
  Bestellbestätigung, Produktionsbeginn, Versand, Rechnung, Mahnung …

So sieht meist die Ist-Situation aus: 

Kundenfeedback passiert nicht systematisch oder nur als seltenes „Projekt“.

Nachteile: 

• Kein Feedback bedeutet „Blindflug“.
• Unzufriedene Kunden gehen leise!
• Wenn als „Projekt“, dann Feedback sehr spät und zu selten.
• Kein Feedback ist teuer.
• Entwicklungen sind nur schwer erkennbar.

Lösung: 

• Kundenfeedback regelmäßig und automatisch – nicht als „Projekt“.
• Transaktionsgesteuert aus dem ERP-System (mit „Trigger“), z. B. nach Lieferung.

Vorteile: 

• Online  => günstig
• Passiert automatisch, niemand muss sich kümmern
• Zeitnah zur Leistung, d. h. bei Problemen kann noch eingegriffen werden.
• Trends werden sichtbar, es gibt viele Vergleichsdaten: nach Produktgruppen, Abteilungen oder anderen Kriterien.

In welchen Bereichen?

• Produkte – Lieferung:  z. B. 7 Tage nach Lieferung
• Support – Dienstleistungen:  z. B. am Tag nach einer Dienstleistung
• Vertrieb:  z. B. nach Präsentationsterminen

Die Produktion wird als Insel betrachtet:

Das gilt vor allem in Bezug auf das Ineinandergreifen von administrativen Abläufen und Produktion.

Produktion benötigt:

• Ein- und Verkauf
• Kundenbindung
• Kommunikation im Unternehmen
• Mitarbeiterführung
• Effiziente Abläufe – und das nicht nur in der Fertigung selbst …

Stellen Sie sich immer folgende Fragen:

1. Was hat Relevanz?
2. Welche Daten werden weiterverarbeitet?
   z. B. bei Materialerfassung, Zeiterfassung …

Wenn Sie Fehler 3 vermeiden :

• Schaffen Sie Systeme.
• Garantieren Sie Verlässlichkeit.
• Liefern Sie kontinuierlich Qualität.
• Vermeiden Sie Haftungsfälle.

UND: Standardisierung schafft Raum für Flexibilität!