10 Erfolgsfaktoren für eine gute ERP-Einführung

Rechtzeitig starten. Bevor der Druck zu groß wird.

Das ERP-System ist das Herzstück, über das fast alle Prozesse laufen.

Vermeiden Sie die Not-Operation!

Sie brauchen Zeit für:

• Saubere Definition der Anforderungen (grob)
• Einbeziehung aller relevanten Personen/Abteilungen
• Umsetzung (Programmierung, Konfiguration …)
• Schulungen und Testbetrieb
• Pufferzeit für eventuelle Projektverzögerungen

Schon nächste Woche kann folgendes passieren:

• Wichtiger Kunde springt ab oder fängt an zu suchen.
• Teure Fehler in der Verrechnung
• Neue Kunden kommen nicht.
• Administrativer Aufwand explodiert.
• Unstimmigkeiten trüben Arbeitsklima
• Qualität leidet unter hastiger Last-Minute-Lösung.

Kommunizieren Sie klar!

• Sie müssen nicht jede Lösung bereits kennen
• Stehen Sie zu Fehlern – Sie suchen eine Lösung
• Stellen Sie Fragen, wenn Ihnen etwas unklar ist
• Kommunizieren Sie Bedenken
• Communication is Key!

Mit einem realistischen Budget rechnen:

Einige Kosten stehen vielleicht noch nicht im Angebot:

• Zusätzliche Anpassungen, die erst später bekannt werden.
• Laufendes Projektmanagement beim Anbieter
• Kosten für Mitarbeiter Schulungen
• Kosten für laufenden Support, vor allem in der Einführungsphase
• Kosten für Ihre internen Mitarbeiter (Projektleiter, Arbeitszeit Schulungen …)
• Sonstige Überraschungen

=> Verdoppeln Sie zumindest die REINEN LIZENZKOSTEN (noch ohne interne MA-Kosten)!

JA, ERP kann kostspielig sein, aber die Risiken von „nächster Woche“ sind weit teurer.
Im Optimalfall sind für alle Aufwände außerhalb der Lizenzkosten realistische Schätzungen aufgeführt.

Klare Projektverantwortliche definieren:

• Letztentscheidung über Umsetzungsdetails
• Ansprechpartner für eventuelle Fragen
• Prioritätensetzung
• Organisation von Terminen usw.
• Organisation der Endabnahme und Tests im eigenen Unternehmen

Es kann auch ein kleines Team aus den Abteilungen sein, aber dann mit klar abgegrenzten Bereichen.

Die verantwortlichen Personen sollten dann volle Entscheidungskompetenz für Ihren Bereich haben.

-> Widersprüchliche Meldungen vermeiden!

Projektverantwortliche sollten in der Unternehmenshierarchie möglichst hoch oben stehen.
ERP Einführung ist Chefsache!

Entscheidungskompetenz! Muss aber auch die Zeit dafür haben!

Alle betroffenen Abteilungen rechtzeitig integrieren:

• Die Mitarbeitenden „an der Front“ kennen die tatsächlichen Abläufe am besten. Auch die Sonderfälle.
• Sie kennen und haben auch Ängste und Widerstände, die rechtzeitig Beachtung finden wollen.

Also, binden Sie Ihr Team von Anfang an ein!
Am besten bereits bei der Erstdefinition der Anforderungen!

Um die eigenen Geschäftsprozesse zu verstehen. Was wird wo wann gemacht?

Viele Abläufe sind gedanklich automatisiert und „implizites“ Wissen.
Die richtigen Personen setzen es automatisch um.

• Welche Art von Daten erfassen wir überhaupt und an welcher Stelle?
• Wie fließt Information von A nach B? 
• Was ist mit den „Sonderfällen“?
• Haben wir alle notwendigen Auswertungen?

Wesentlich ist auch, nicht nur die Prozesse zur Erfüllung der Kundenaufträge ansehen.
Auch Hilfsprozesse können wichtig sein!

Ohne Workshop kein Projektstart!

Führen Sie unbedingt einen gemeinsamen Workshop mit zumindest einem Anbieter zur genauen Klärung der Anforderungen durch!

Lange Pflichtenhefte alleine reichen nicht. Sie können nur die Grundlage für eine Diskussion sein.

Ein Vor-Ort Workshop hat viele Vorteile:

• Es gibt weniger Missverständnisse. Details können sofort geklärt werden.
• Der Anbieter kann bessere Fragen stellen und eigene Ideen besser einbringen.
• Alternative Lösungsvorschläge können diskutiert werden, die die Ziele vielleicht sogar besser und einfacher verwirklichen.
• Die persönliche Beziehung der Mitarbeiter bei beiden Partnern wird um vieles besser.

Dem gegenüber steht ein etwas höherer Aufwand für Anreise usw., der aber im Projektablauf sehr schnell wieder eingeholt wird 

Schaffen Sie ausreichend interne Kapazitäten!

Sie benötigen Zeit und Ressourcen für folgende Bereiche:

Projektmanagement:

• Definition der Anforderungen, Verstehen der eigenen Abläufe
• Implizites Wissen in explizites Wissen umwandeln
• Regelmäßige Kommunikation mit dem Dienstleister. Fragen beantworten
• Laufendes Testen von gelieferten Funktionen (agiles Vorgehen)

Lange Pflichtenhefte haben viele Nachteile:

• Klares Detailwissen ist am Anfang oft gar nicht vorhanden.
• Projekt ist im Detail nicht vorhersehbar.
• Anforderungen ändern sich im Projektablauf.
• Oft gibt es Missverständnisse zwischen Kunde und Dienstleister.
• Das Projekt wird starr umgesetzt.
• Feedback zum Kunden erst ganz am Ende, wenn alles fertig ist.

Daher setzt man heute verstärkt auf agile Methoden:

• Am Anfang steht nur eine grobe Projektbeschreibung.
• Details werden während der Entwicklung direkt mit dem Kunden besprochen.
• Schnelles Feedback mit Teilfunktionen.
• Das Projekt startet mit den wichtigsten Basisfunktionen und wird dann laufend verfeinert.
• Funktionen können im Projektablauf vollkommen geändert werden.
• Neue Funktionen können integriert werden, während man andere Funktionen vielleicht vollkommen fallen lässt.

Das hat folgende Vorteile:

• Keine „Diplomarbeit“ zu Beginn notwendig
• Laufender Informationsaustausch zwischen Kunde und Auftragnehmer
• Hohe Flexibilität im Projekt
• Auftretende Probleme werden schnell erkannt und gelöst
• Prioritäten können laufend verändert werden
• Deutlich höhere Qualität
• Planung in kurzen Zyklen von 1-2 Wochen (Sprints)

Das Problem dabei:
Fixpreisangebote sind mit agilem Vorgehen schwer vereinbar – „Agiler Fixpreis“.

Während des Projekts sollte unbedingt regelmäßige Projektkommunikation mit dem Anbieter betrieben werden!

Warum?

• Um Fehlentwicklungen und Missverständnisse rasch zu erkennen und zu verhindern.
• Um Fragen zu stellen.
• Um Feedback zu bereits umgesetzten Teilen zu geben.
• Klare E-Mail-Kommunikation ist „schwierig“ => Reden ist verständlicher.

Format:

• z. B. eine zweiwöchige Frequenz

Teilnehmer:

• Zumindest die Projektleiter

Die Testphase ernst nehmen – Parallelbetrieb

Der Parallelbetrieb:

• Sollte mindestens eine Woche dauern, besser noch länger.
• Es sollten möglichst alle Geschäftsfälle parallel abgewickelt werden, d. h. im alten und im neuen System.

Wenn der volle Parallelbetrieb nicht möglich ist:

• Dann Geschäftsvorfälle „clustern“. Gleiche Fälle zusammenfassen.
• In jedem Cluster zumindest einen Ablauf vollständig im neuen System durcharbeiten.
• Gute Clusterung ist absolut notwendig. Damit Sonderfälle nicht irrtümlich übersehen werden.

Das Projekt geht nach der Einführung weiter:

Nach dem Projekt ist oft vor dem nächsten Projekt!

Eine schnelllebige Zeit erfordert häufige Anpassungen:

• Neue Bereiche verstärkt automatisieren
• Abläufe optimieren
• Neue Produkte erfordern neue Abläufe.

Halten Sie Ihr System „frisch“ und aktuell!

Wählen Sie einen Anbieter, mit dem laufende Änderungen relativ rasch umsetzbar sind.

Wie flexibel ist Ihre geplante Software?