Unternehmenswachstum ohne Wachstumsschmerzen

1. Strukturen aufbauen durch Prozesse, Workflow und Checklisten

Wie sieht die Ist-Situation in vielen Unternehmen aus? Der Auftrag wandert in Papierform durch das Unternehmen.

Daraus ergeben sich einige Probleme:

• Wenig Information über den konkreten Status
  – Wo ist der Auftrag?
  – Was ist schon passiert
  – Welche Aufträge sind verspätet?
• Mitarbeiter übersehen Aufträge, diese landen womöglich „unten“ und vielleicht sogar im falschen Stapel.
  – der Auftrag „schreit“ nicht.
• Wo sind Engpässe im Ablauf? Was hat welche Fristen? Wie sind die Durchlaufzeiten?

➔ Fehler passieren, Fristen werden übersehen, Kunden sind unzufrieden.

Lösung: Workflow mit System steuern!

Automatische Aufgaben im Produktionssystem für jede Abteilung bzw. jeden Mitarbeiter:

• Jeder Mitarbeiter hat seine automatische To-do-Liste
• Nachfolger werden sofort informiert wenn ein Schritt erledigt ist
• Alle Daten zum Auftrag, zur Produktion, zum Kunden sind sofort sichtbar
  ➔Keine Missverständnisse, weniger Fehler
• Nichts wird übersehen, Fristen können leichter eingehalten werden

Wie?

Durch ein ERP-System, das Workflow unterstützt!

2. Checklisten und Leitfäden verstärkt nützen

Das Flugzeug ist das sicherste Verkehrsmittel!

Einer der Gründe dafür: Konsequenter Einsatz von Checklisten

Warum?

• Die Abläufe werden standardisiert – nichts wird vergessen.
• Ein System wird aufgebaut! Unabhängig von einzelnen Mitarbeitern. Egal, wer es macht.
• Erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

In welchen Bereichen?

• Kunden-Onboarding Mitarbeiter Onboarding
• Vertriebsabläufe: Von der Akquise, über Termine bis zum Abschluss
• Neuer Auftrag, neues Projekt, Bestimmte Produktionsschritte
• Verrechnung

Wie?

• Variante 1: Schriftliche Checklisten zum Abhaken
  Vorteil: flexibel, Nachteil: Papier
• Variante 2: Checklisten im ERP-System hinterlegen.
  Vorteil: elektronisch, Nachteil: Zugang muss gegeben sein.

1. Organisierter Einkauf

Produktivität:

• Automatische Bestellvorschläge
• Lieferantenqualität erfassen
• Lieferantenartikelnummer einpflegen
• Anfragen / Bestellungen automatisch per E-Mail versenden

Preise rascher vergleichen:

• Mehrfach-Anfragen und Preise vergleichen
  (Macht man nur, wenn es einfach geht.)

2. Schnittstellen einsetzen

Warum?

– Zeit und Kosten sparen
– Fehler vermeiden

• Stücklisten aus CAD Programmen
• Webshop Schnittstellen
• Zum Steuerberater – Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen
• Bank Überweisungsdatenträger (aus dem Einkauf)
• Bankeinzüge (Verkauf)
• Kontoauszüge importieren

3. E-Mail Textbausteine

Produktivität im Office

Ist-Situation:

• Oft kaum besser als zu Kaisers Zeiten
  Jeder schreibt immer wieder jede E-Mail neu
• Wie viele E-Mails werden im Monat geschrieben?

Probleme:

• Zeitverschwendung
• Rechtschreibfehler
• Schlecht formuliert, missverständlich
• Wichtige Informationen fehlen
• Abhängig vom Mitarbeiter
• Kein verlässliches System

Lösung:

• Massiver Einsatz von Textbausteinen
• Einmal perfekt formuliert, tausendmal verwendet
• Können laufend verbessert werden
• Outlook: Nachteil: Jeder hat seine eigenen Textbausteine
• Im ERP: Schon mit Platzhaltern befüllt.
  Zentral für alle Mitarbeiter
  Ein „System“ – „Customer Experience“

Anwendungsbeispiele:

• Bewerbungen: Infos vor Gespräch / Unterlagen einfordern … Terminvereinbarung
• Kundenakquise: Infomaterial, Angebot, Nachfragen, Zusatzkontakte, Terminvereinbarung, Terminerinnerung, Infos nach Termin,
• Auftragsablauf: Auftragsbestätigung, Versandinfo, Organisation, Termine …
• Rechnung, Mahnung …

Zusatztipps:

• Beleg-E-Mail direkt aus dem System erzeugen. Nicht als PDF abspeichern und in Outlook wieder öffnen.
• Automatische Transaktions-E-Mails: Bestellbestätigung, Produktionsbeginn, Versand, Rechnung, Mahnung …

4. Vorlagen verwenden

Oft gibt es ähnliche Angebote, Aufträge oder Rechnungen.

Einmal vorbereiten – 100 oder 1000 Mal verwenden.

➔  Zeit sparen, Fehler vermeiden!

Lösung:

• Verschiedene Vorlagen für verschiedene Kategorien
• Oder ein Grundgerüst, aus dem man einzelne Positionen entfernt, statt von Anfang auf neu aufzubauen.
  ➔  nichts vergessen! Die Vorlage ist die Checkliste.

5. Massenfunktionen nutzen

Oft erledigt man Abläufe im „Batch“. Mehrere (Tausende?) Rechnungen in einem Lauf.

Die Software sollte es ermöglichen, alle gleichzeitig weiter zu bearbeiten.

• Massendruck
• Massen E-Mail-Versand
• Massen Verbuchung
• etc.

Überblick erreichen durch:

• Reporting / Dashboards
• Nachkalkulation
• Automatisiertes Kundenfeedback

1. Reporting / Dashboards

Anwendungsbeispiel Vertrieb:

• Kundenkontakte gesamt
• Kontakte Telefon
• Kontakte Mailing
• Termine gesamt
• Telefonate pro Mitarbeiter
• Termine pro Mitarbeiter

2. Konsequente Nachkalkulation

Wo geht das Geld hin?

Welche Aufträge und Produkte bringen Gewinne?

Voraussetzung:

• Auftrag-Zeiterfassung der Mitarbeiter
  Scannen mit Barcode / Erfassung am PC/Tablet / in einer App
• Maschinenstunden erfassen
  Scannen / BDE –Schnittstellen?
• Materialien korrekt zuordnen
  Abweichungen zur Stückliste erfassen

3. Automatisiertes Kundenfeedback

Ist-Situation in vielen Unternehmen:

Passiert gar nicht oder unsystematisch als seltenes „Projekt“

Nachteile:

• Kein Feedback  ➔  Blindflug
• Unzufriedene Kunden gehen leise.
• Wenn als „Projekt“, dann Feedback sehr spät und zu selten.
• Teuer
• Entwicklungen schwer erkennbar.

Lösung: automatisiertes Kundenfeedback

• Regelmäßig und automatisch. Nicht als „Projekt“
• Transaktionsgesteuert aus dem ERP-System (mit „Trigger“)
  z. B. nach Lieferung

Vorteile:

• Online, d. h. günstig
• Passiert automatisch, niemand muss sich kümmere:n
• Zeitnah zur Leistung ➔Bei Problemen kann noch eingegriffen werden
• Durch viele Vergleichsdaten lassen sich Trends erkennen
• Nach Produktgruppen oder Abteilungen oder anderen Kriterien unterscheiden

In welchen Bereichen?

• Produkte / Lieferung, z. B. 7 Tage nach Lieferung
• Support / Dienstleistungen z. B. am Tag nach einer Dienstleistung
• Vertrieb z. B. nach Präsentationsterminen

Qualität sichern:

• durch das richtige Fehlermanagement
• Proben
• Vorbeugende Wartung
• Workflow

1. Fehlermanagement

Fehler konsequent erfassen und bearbeiten.

➔  Den Fehler zur Kundenzufriedenheit erledigen (Workflow)

➔  Fehlerstatistik um Tendenzen in der Firma rasch zu erkennen

➔  Aus jedem Fehler lernen. Ursachenbesprechung und Abläufe anpassen (4D oder 8D Berichte)

So werden in kurzer Zeit die Fehler minimiert.

2. Proben / Qualitätsdaten verwalten

Ziele:

• Haftung vermeiden
• Vertrauen beim Kunden erhöhen

Auch wenn es nicht gesetzlich vorgeschrieben ist!

Was?

• Eingangsüberprüfungen Wareneingang
• Materialien Produktionsbeginn
• Ware Ausgangsüberprüfungen

Wie?

Schnittstellen zu Analysesystemen (automatisieren!)

Direkterfassung im Workflow (nicht auf Papier!)

3. Vorbeugende Wartung – Preventive Maintenance

Warum?

• Ausfälle und Lieferverzögerungen vermeiden
• Unfälle vermeiden
• Haftung vermeiden

Wie?

• Automatische Erinnerungen – Wartungsintervalle hinterlegen
• Wartungshistorie beweisbar erfassen: Was ist wann passiert? Aus der Haftung freibeweisen!

1. KPIs

KPI = Key Performance Indicator

• Für wichtige Prozesse werden die relevanten Kennzahlen definiert.
• Nicht nur Endergebnisse, sondern auch die „Vorläufertätigkeiten“ monitoren.
  z. B. im Vertrieb: Endergebnis = Umsatz
  Vorläufertätigkeiten: Anzahl der Telefonate, Anzahl der Termine, Anzahl der Angebote etc.
• Welche Faktoren beeinflussen das Ergebnis am stärksten?

Problem: Automatische Erfassung – einfach oder „Bürokratiemonster“?
Wie aktuell sind die KPIs? Sie sollten tagesaktuell sein.

2. Wochenberichte

Das wichtigste Instrument zur Weiterentwicklung der Mitarbeiter.
Ziel: Jede Woche 1 % besser werden!

• KPIs der letzten Woche ansehen und analysieren.
• Was ist gut gegangen? Was ist schlecht gegangen?
• Was habe ich gelernt?
• Wie will ich mich nächste Woche verbessern?

Am besten in einem gemeinsamen Tool!