In vielen Produktionsbetrieben entscheidet der Einkauf jeden Tag über Rentabilität – oder unnötige Kosten. Fehlbestellungen, zu teure Preise, verspätete Lieferungen oder übervolle Lager binden Kapital und bremsen das Unternehmen aus. Oft liegt die Ursache nicht im Engagement des Einkaufs, sondern im fehlenden Überblick: Welche Lieferanten bieten welchen Preis? Welche Mengen sind wirklich nötig? Was ist bereits bestellt? Und wie lässt sich vermeiden, dass Bestellungen zu spät oder doppelt erfolgen?
Genau hier setzt moderne, automatisierte Beschaffung an. Mit einer Software wie Future Factory Business Software wird der gesamte Prozess so transparent und effizient, dass der beste Preis praktisch automatisch entsteht – ohne manuellen Aufwand und ohne Risiko.
Warum Fehlbestellungen so teuer sind – und warum sie häufiger passieren, als man denkt
Fehlbestellungen sind selten Zufall. Sie entstehen, weil Einkaufsabteilungen oft mit unvollständigen Informationen arbeiten müssen. Wenn Lagerstände unklar sind, wenn mehrere Mitarbeiter unterschiedliche Excel-Listen pflegen oder wenn nicht sichtbar ist, welche Mengen für offene Produktionsaufträge schon eingeplant oder bestellt wurden, werden Risiken schnell unsichtbar.
Typische Folgen:
- Zu teuer eingekauft: fehlender Preisvergleich, veraltete Preislisten, Mengenstaffeln nicht berücksichtigt.
- Zu viel eingekauft: Kapitalbindung, volle Lager, Verderb oder veraltete Komponenten.
- Zu spät eingekauft: Produktionsstillstände, Expresszuschläge, Stress – und im schlimmsten Fall verlorene Kunden.
- Fehlende Planung: kein Überblick über Lieferantenqualität, Lieferzeiten oder wiederkehrende Bedarfe.
Die Praxis zeigt: Viele Unternehmen „sparen“ im Einkauf – und zahlen später das Zehnfache durch Fehlkosten.
Besonders drastisch zeigte sich das bei einem Maschinenbauer (Pflugfabrik): Durch manuelle Bestellungen ohne Überblick über bereits georderte Waren explodierte nach der Corona-Lieferkettenphase der Lagerstand – das Unternehmen landete bei einem zehnfachen Überbestand und rutschte schließlich in die Insolvenz.
So kauft deine Produktion automatisch zum besten Preis ein
Mit durchgängiger Softwareunterstützung lassen sich Fehlbestellungen quasi eliminieren – und gleichzeitig günstige Preise, stabile Lieferfähigkeit und schlanker Aufwand sicherstellen. Die Einkaufsfunktionen von Future Factory greifen dabei intelligent ineinander und automatisieren dort, wo sonst manuell verglichen, gerechnet und kontrolliert werden müsste.
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Automatische Mehrfach-Anfragen an alle relevanten Lieferanten
Anstatt Angebote einzeln einzuholen, verschickt das System automatisierte Mehrfach-Anfragen. Für jedes benötigte Material holt Future Factory parallel Angebote ein – sauber strukturiert, vergleichbar und vollständig dokumentiert.
So entsteht eine objektive Grundlage für den Einkauf, ohne dass jemand Zeit verliert.
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Bestpreis-Automatik: Das System schlägt automatisch den günstigsten Anbieter vor
Lieferantenpreise, Staffelpreise und historische Einkaufskonditionen werden direkt im Artikel gespeichert. Das System erkennt automatisch:
- welcher Lieferant aktuell den besten Preis bietet
- ob Staffelpreise zu einem günstigeren Gesamtpreis führen würden
- ob alternative Lieferanten schneller oder verlässlicher liefern
Ein Mausklick – und der günstigste sowie sinnvollste Lieferant ist ausgewählt.
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Intelligente Bedarfsprüfung: Nur bestellen, was wirklich gebraucht wird
Fehlbestellungen entstehen vor allem durch mangelnden Überblick. Future Factory verhindert das durch:
- Automatische Lagerprüfung beim Artikel, im Beleg und in der Produktion
- Automatische Bestellvorschläge, wenn Mindestbestände unterschritten werden
- Auftragsbezogene Bestellungen, die exakt jene Mengen berücksichtigen, die ein Produktionsauftrag benötigt
- Bedarfsberechnung nach Verbrauch, sodass realitätsnahe Mengen vorgeschlagen werden
Das Ergebnis: Keine doppelten Bestellungen, keine vergessenen Teile – und keine unnötigen Überbestände.
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Schlanker Prozess statt Verwaltungschaos
Der administrative Aufwand sinkt drastisch, weil das System Berechnungen, Vergleiche und Checks übernimmt. Das sorgt nicht nur für günstigere Materialkosten, sondern auch für:
- weniger Fehler
- weniger Stress
- weniger manuelle Arbeit
- mehr Zeit für strategische Aufgaben
Und vor allem: planbare Liquidität und stabile Deckungsbeiträge.
Fazit: Wer intelligent einkauft, sichert die Zukunft seines Unternehmens
Gerade in mittelständischen Produktionsbetrieben entscheidet der Einkauf über Wettbewerbsfähigkeit. Ein teurer Einkauf bedeutet höhere Verkaufspreise – und ein klarer Nachteil gegenüber Konkurrenz, die digital einkauft.
Mit automatisierten Mehrfach-Anfragen, zentral verwalteten Lieferantenpreisen und intelligenter Bedarfsplanung werden Fehlbestellungen zur Ausnahme und der beste Preis zur Regel. Future Factory sorgt dafür, dass Einkauf, Lager und Produktion perfekt zusammenspielen – ohne, dass Mitarbeiter dafür Listen, Mails oder Excel-Dateien jonglieren müssen.
Wer seine Margen schützen und seine Lieferfähigkeit stärken will, kommt an automatisiertem Einkauf nicht vorbei.