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Sie alle 3 Fragen mit JA beantworten können, dann gratuliere
ich Ihnen. Sie gehören zu den 5%, die konsequent an Ihren Zielen
arbeiten und dadurch sicherlich erfolgreich sind.
Für alle anderen ist dieser Newsletter vielleicht Anstoß,
das neue Jahr nocheinmal zu planen und dadurch den Grundstein für
ein erfolgreiches Jahr zu legen.
In diesem Newsletter möchten
wir Ihnen daher einige Möglichkeiten aufzeigen, wie Sie mit
Future Factory Software diesen Prozess unterstützen können.
Zusätzlich werden wir Sie natürlich auch wieder über
Neuigkeiten und Highlights unserer Software informieren.
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In dieser Ausgabe lesen Sie über
folgende Themen:
Erfolgs-Tipp:
Ziele richtig setzen und kontrollieren
Ziele sind die Grundlage des Erfolgs... mehr...
Marketing-Tipp:
Der
Werbeplan
Marketing wird oft dann erledigt, wenn gerade nichts anderes zu
tun ist, oder wenn der Anzeigenverkäufer anruft. Der Werbeplan
hilft, Marketing und Werbung aktiv zu gestalten. mehr...
Modul des Monats:
Projektmanagement
Planen, unterstützen und kontrollieren, nachkalkulieren, das
sind die 3 Phasen eines Projekts... mehr...
Projekt des Monats:
Finanzamt
- Technische Untersuchungsanstalt
Probenbuch, Bibliothek, Chemikalienverwaltung, Geräteverwaltung
mehr...
Neue Funktionen in Warenwirtschaft
Version 4.5
PDF-Druck, Einnahmen-Ausgabenrechnung, Workflow-Designer, Aufgaben...
mehr...
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„Nachdem wir das Ziel endgültig aus den Augen verloren
hatten, verdoppelten wir unsere Anstrengungen.“ Mark
Twain
Konsequentes Zielsetzen bringt eine Vielzahl von
Vorteilen:
 Motivation Das
Ziel hilft, Hindernisse zu überwinden
Richtung Einzelmaßnahmen
passen besser zusammen
Entscheidung Entscheidungen
können auf das Ziel ausgerichtet werden
Kontrolle Der
Erfolg kann gemessen werden (erreicht / nicht erreicht)
Damit Ziele funktionieren, müssen sie SMART
sein:
Specific Konkret
Measureable Messbar
Ambitiouse Ehrgeizig
Realistic Realistisch
Terminating Genauer
Termin
Beispiel:
Bis zum 1.3.2005 sollen 20 neue Kunden gewonnen werden.
anstatt
Ich möchte neue Kunden gewinnen.
Für jeden Ihrer Tätigkeitsbereiche
sollten Sie eines oder mehrere Ziele setzen. Konzentrieren Sie sich
aber besser auf einige wenige Ziele anstatt sich
mit zu vielen verscheidenen Zielen wieder zu verzetteln. Zusätzlich
dürfen sich einzelne Ziele natürlich nicht gegenseitig
behindern oder widersprechen.
Zu jedem Ziel sollten Sie sich dann eine Liste von Maßnahmen
überlegen, die notwendig sind, um die einzelnen Ziele zu erreichen.
Erst dadurch werden Ihre Ziele in Ihren Tagesablauf integriert.
Wie Future
Factory Business Software Sie dabei unterstützen kann:
In der Future Factory Software
haben Sie sowohl im Mitarbeiter-Stammblatt als auch im Aufgabendialog,
die Möglichkeit Ihre Ziele zu verwalten.
Im Mitarbeiterdialog haben Sie dazu das Feld "Ziele".
Dort erfassen Sie dann Ihre einzelnen Ziele, die Sie auch hierarchisch
zuordnen können (Subziele).
Wichtig ist, dass Sie zu jedem Ziel sowohl das Zieldatum, als auch
einzelne Aufgaben erfassen.
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Marketing wird oft dann erledigt, wenn gerade nichts anderes zu
tun ist, oder wenn der Anzeigenverkäufer anruft. Dadurch verliert
aber jede Marketing-Strategie ihre Durchschlagskraft, da die einzelnen
Maßnahmen unzusammenhängend und möglicherweise zum
falschen Zeitpunkt durchgeführt werden.
Der Werbeplan hilft, Marketing und Werbung aktiv
zu gestalten.
1. Schritt: Welche
Art von Werbung will ich durchführen?
Zuerst sollten Sie sich überlegen, welche
Art von Werbung für Ihr Unternehmen sinnvoll ist. Verwenden
Sie eher Anzeigen oder Direktmarketing? Radio oder TV? Brief oder
Telefonate? Je nach Branche wird die Antwort anders ausfallen. Was
sich in einer Branche bewährt wird in einer anderen Branche
vollkommen versagen.
Hier ist es wichtig, dass Sie mit verschiedenen Werbeformen experimentieren
und Erfahrungen sammeln.
2. Schritt: Der
Werbeplan:
Nun können Sie die einzelnen Maßnahmen
zeitlich planen. Dabei sollten Sie darauf achten,
dass sich einzelne Maßnahmen ergänzen und keine Lücken
in Ihrem Marketing entstehen. Wechseln Sie verschiedene Methoden
ab, sodaß zu große Schwankungen vermieden werden.
Dieser Werbeplan sollte ständig zumindest für das nächste
halbe Jahr vorausgeplant werden. Nur dadurch finden Sie den optimalen
Zeitpunkt und können saisonale Unterschiede rechtzeitig berücksichtigen.
3. Schritt: Aufgaben
mit Terminen:
Zu jeder Werbemaßnahme planen Sie nun die
einzelnen Aufgaben, die notwendig sind, um die Maßnahme durchzuführen.
Müssen Texte verfasst werden? Muss die Druckerei beauftrag
werden? Benötigen Sie neue Mitarbeiter? All das planen Sie
rechtzeitig.
Viele Maßnahmen haben längere Vorlaufzeiten (Anzeigengestaltung,
Werbebrief schreiben, Druckerei,...) und können nur dann durchgeführt
werden, wenn Sie rechtzeitig mit den Vorbereitungen beginnen.
4. Schritt: Werbeeffizienz
messen
Damit Sie die Erfahrungen aus Ihrem Werbeplan auswerten
können, ist es gut, Neukunden danach zu fragen, woher sie von
Ihrem Unternehmen erfahren haben. Dadurch erfahren Sie rasch, welche
Maßnahmen ihnen wirklich neue Kunden bringen und welchen Maßnahmen
vermeiden werden sollen.
Wie Future
Factory Business Software Sie dabei unterstützen kann:
Im Future Factory -
Werbeplan können Sie ihre einzelnen Maßnahmen
planen und so in einen sinnvollen zeitlichen Zusammenhang bringen.
In den einzelnen Werbemaßnahmen können Sie auch Informationen
über Kosten, Reichweite, Medium und ähnliches hinterlegen.
Die einzelnen Aufgaben
können Sie ebenfalls direkt in den Werbemaßnahmen hinterlegen.
Automatisch erscheinen diese dann zum richtigen Zeitpunkt in Ihrem
Aufgabendialog. So können wichtige Vorbereitungen
zeitgerecht durchgeführt werden und Wichtiges wird nicht vergessen.
Auch für die Werbeeffizienzmessung
verwenden Sie gleich direkt Ihre Future Factory Software. Im Kundenstamm
hinterlegen Sie einfach, welche Werbemaßnahme den Kunden zu
Ihnen gebracht hat. So haben Sie rasch den Überblick über
erfolgreiche und weniger erfolgreiche Maßnahmen.
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Das Arbeiten in Projekten stellt besondere
Anforderungen an jedes Unternehmen. Projektplanung, Projektsteuerung
und Projektkontrolle sind erfolgskritische Aufgaben die konsequent
und effizient durchgeführt werden müssen, um sowohl die
Termine als auch die Kosten Ihrer Projekte im Griff zu behalten. Hier
entscheidet sich der Erfolg oder Verlust. Daher bieten wir
Ihnen mit Future Projekt ein Komplettpaket, mit dem die Steuerung
Ihrer Projekte zum Kinderspiel wird. Einfach und effizient!
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Um Ihr Projekt
detailliert planen zu können, teilen Sie es in einzelne Arbeitspakete
und Meilensteine auf. Arbeitspakete dienen dazu, größere
Aufgaben aufzuteilen und die Verantwortung unterschiedlichen Mitarbeitern
zuzuordnen. Das ermöglicht die genaue Projektplanung über
Termine, Kosten und Arbeitszeiten. Die korrekte Planung zu Beginn
ermöglicht den Projekterfolg.
Damit Sie immer den Überblick
behalten und die richtigen Entscheidungen treffen! Pünktlich
und vollständig erledigte Aufgaben, keine Leerlaufzeiten Ihrer
Mitarbeiter, Effizienz - alles Schlagworte die für Future Projekt
stehen. Genießen Sie mit uns schon jetzt eine völlig
neue Ebene des Zeit- und Ressourcenmanagements.
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Effizientes Verwalten
von Arbeitskräften und Arbeitszeiten steht ganz oben auf der
Prioritätenliste eines erfolgreich geführten Unternehmens.
Und so einfach kann es sein!
Alle Gesamtübersichten
einzelner Projekte stehen auf Mausklick bereit. Von der geschätzten
Dauer über alle Rahmentermine bis zur kleinsten Aufgabe haben
Sie alles im Blick. Hier bekommt der Begriff Time Management und
Controlling eine neue Dimension. Nutzen Sie mit uns diese neu erschlossenen
Bereiche des effizienten Arbeitens!
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Projektkontrolle und die Nachkalkulation
benötigen eine detaillierte Zeiterfassung.
Jeder Mitarbeiter ordnet seine Arbeitszeit den aktuellen Projekten
und Arbeitspaketen zu, wobei diese Erfassung natürlich auch
aufgrund von Stundenzetteln zentral durchgeführt werden kann.
Eine graphische und tabellarische Gesamtübersicht ist selbstverständlich
implementiert. Die Auswertung können Sie
auf das Projekt oder die Mitarbeiter bezogen durchführen.
Hier haben Sie die Möglichkeit sich Zeiten auf die Minute
genau anzeigen zu lassen. Da bekommt der Begriff Soll-Ist Zeitvergleich
eine neue, effizientere Bedeutung. Alles im Blick - alles zur
richtigen Zeit!
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Sie möchten
wissen wie weit der Mitarbeiter Schulz mit seinem Teilprojekt vorangekommen
ist? Schauen Sie sich einfach die Statusliste seiner
Arbeitspakete an - da ist der Fortschritt jedes einzelnen Arbeitsschrittes
in Prozent angegeben.
Listen mit unerledigten Arbeitspaketen garantieren,
dass keine wichtige Aufgabe übersehen wird.
Somit haben Sie die Möglichkeit Statusprognosen zu erstellen
und das Teilprojekt mit dem Gesamtprojekt zeitlich zu koordinieren. |
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Die einzelnen
Aufgaben in einem Projekt sind meist voneinander abhängig.
Das heißt Aufgabe B kann erst dann begonnen werden wenn Aufgabe
A vollständig erledigt ist.
Deshalb können Sie Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen
definieren. Wenn ein Mitarbeiter mit seiner Aufgabe fertig ist,
erfährt sein Kollege sofort, dass er nun mit seiner Aufgabe
beginnen kann. So erfolgt die Koordination der Mitarbeiter
automatisch und fehlerlos. |
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Alle Objekte die Sie von Außen von Ihren Kunden oder Lieferanten
erhalten oder die Sie an Dritte übergeben, werden in übersichtlichen
Eingangs-Ausgangslisten mitprotokolliert.
Zusätzlich steht Ihnen die Tabelle Besprechungsprotokolle
zur Verfügung, in der Sie die inhaltliche Protokolierung
diverser Besprechungen mit Datum, Zeit, Ort, Themen und Anwesenden
festhalten können.
Auch eine detaillierte Fehlerliste mit einer
übersichtlichen Darstellung eventuell gemachter Fehler steht
Ihnen hier zur Verfügung, um das Qualitätsmanagement
Ihrer Projekte effizient durchführen zu können.
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Um jederzeit den Überblick
über die laufenden Kosten, die erfolgten Lieferungen und Einkäufe
zu behalten, bieten wir Ihnen mit dieser Funktion die Möglichkeit
projektspezifische Belege wie z.B. Anbote, Lieferscheine und Rechnungen,
schnell und einfach anzulegen, diese zu archivieren und zu kontrollieren.
Diese Belegübersicht funktioniert im Einkauf
(Bestellung/Lieferung/Rechnung) genause wie im Verkauf
(Angebot/Auftrag/Lieferschein/Rechnung).
So verknüpen Sie das Projektmanagement über die Belege mit
unserer Warenwirtschaft.
Alles griffbereit, alles sauber dargestellt. |
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Sowohl dem
Gesamtprojekt als auch einzelnen Arbeitspaketen können Sie
Ressourcenbelegungen zuordnen, um damit Ressourcen wie z.B. Maschinen,
Fahrzeuge, Besprechungsräume einfach und schnell zu reservieren
und deren Kosten zu kontrollieren - so wird effizientes Projektmanagement
betrieben! |
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| Das
Unternehmen |
Die Technische Untersuchungsanstalt des
Finanzamtes ist dafür zuständig diverse Proben aller
österreichsichen Zollämter zu untersuchen, um festzustellen,
ob die deklarierte Ware mit der tatsächlichen Ware übereinstimmt.
Die einzelnen Probem müssen danach je nach Lagerfähigkeit
bis zu 10 Jahre archiviert werden.
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| Standort |
Vordere Zollamtsstrasse 5
1030 Wien
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| Projekt |
Gesucht wurde ein Softwarepaket, das flexibel
angepaßt werden kann, damit das Probenbuch, die Bibliothek
und die Abbuchungen von Chemikalien möglichst einfach
und komfortabel verwaltet werden können.
Dabei war vor allem das Bereitstellen eines minimalen User-Interfaces
für nichteingeschulte Endnutzer von Bedeutung. Für
diese Benutzer konnte die Oberfläche auf 3 große
Buttons (Entnahme, Rückgabe, Suche) reduziert werden.
Die weitere Erfassung der Objekte erfolgt dann über Strichcode.
Dadurch haben diese Benutzer auch keinen Zugriff auf die Stammdaten
und können die Software ohne Einschulung bedienen.
Auch Fehler werden durch diese Reduktion und durch eingebaute
Konsistenzprüfung vermieden.
Grundlegende Technik dabei ist die Etikettierung aller relevanten
Objekte (Proben, Bücher, Vhemikalien, Geräte) mit
Barcode-Etiketten, sodaß Benutzer ihre Erfassungen einfach
und schnell über Strichcode durchführen können. |
| Eingesetzte Module |
Grundmodul
Lagerverwaltung und Einkauf
Archiv (Bibliothek)
Geräteverwaltung
Wartung
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| Sonderanpassungen |
Spezialmodul Probenbuch:
Probennummer, Zollamt, Beschreibung, Lagerort, ...
Status der Probe
Etikettierung aller Proben mit Strichcode
Vorschlag des optimalen Lagerorts
Bibliothek
Verwaltung von Büchern (Titel, Autor, ISBN,...)
Etikettierung aller Bücher mit Strichcode
Entlehnungen und Rückgaben über Strichcode
Minimales User-Interface für Entlehnungen (Reduktion
auf 3 Buttons)
Lagerbuchungen
Etikettierung aller Chemikalien mit Strichcode
Minimales User-Interface für Entnahmen (Reduktion auf
3 Buttons)
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Die Warenwirtschaft Version 4.5 enthält folgende Änderungen:
PDF-Druck und PDF-Attachments
Alle Belege (Angebote,
Bestellungen, Rechnungen,...) können nun direkt als PDF gedruckt
werden, ohne die
Installation zusätzlicher PDF-Software.
Diese PDFs können
auch sofort automatisch an ein Email als Attachment angehängt
werden.
Einnahmen-Ausgaben Rechnung
Im Kassabuch können nun offene Posten aus dem Verkauf und aus
dem Einkauf direkt verbucht
werden.
Zusätzlich
können Sie zu jeder Buchung eine Aufteilung auf verschiedene
Kostenstellen für die
Kostenrechnung
durchführen.
Aufgaben
Aufgaben können
nun direkt aus Aufträgen, Projekten, Werbemaßnahmen,
Fehlern, Zielen und
Terminen aus angelegt
werden. Dadurch ist der Aufgabendialog nun auch nahtlos mit den
einzelnen Modulen
verknüpft.
Minimaler Eingabedialog (Benutzerrechte)
Für Spezialbereiche
(z.B. Lagerausgang,...) kann nun in den Benutzerrechten für
einzelne
Benutzer das User-Interface
auf wenige Buttons für Spezielaufgaben reduziert werden. So
haben
diese Benutzer
keinen Zugriff auf Stammdaten und werden nicht durch alle Möglichkeiten
der
normalen Benutzeroberfläche
verwirrt.
Workflow-Designer
Mit dem Workflow-Designer
könn die einzelnen Arbeitsschritte des firmeninternen Workflow
ganz einfach grafisch
gestaltet werden. Dabei können Sie auch alle Nachfolgebeziehungen
im
Workflow grafisch
definieren.
Zielvereinbarungen Mitarbeiter
Ziele können
jetzt auch hierarchisch definiert werden (Haupt- und Unterziele).
Zu jedem Ziel
können auch
Aufgaben definiert werden, die automatisch im Aufgabendialog sichtbar
sind.
Auftragsdetails
Zu jedem Auftrag
können Sie in einer eigenen Struktur beliebige Zusatzinformationen
zum
Auftrag hinterlegen.
Der Dialog mit diesen Zusatzinformationen kann frei gestaltet werden.
Kundenkontakte schneller erfassen
Kundenkontakte
(Telefonate, Briefe,...) können Sie nun mit einem Klick sowohl
im Kundendialog
als auch in Belegen
(Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen) erfassen. So
erhalten
sie auf einfache
Art eine vollständige Kontakthistorie zum jeweiligen Kunden.
Textbausteine schneller einfügen
Textbausteine können
Sie in Textfelder (z.B. im Auftrag) jetzt mit einem Klick einfügen.
Word-Briefe direkt erstellen und
in Dokumentenliste speichern
Beliebigen Word-Vorlagen
können sofort automatisch mit Kundendaten ausgefüllt werden.
Die fertigen (und
bearbeiteten) Dokumente werden automatisch in der Dokumentenhistorie
des Kunden hinterlegt.
Zusätzliche Statistiken
Sowohl für
Kunden als auch für Artikel gibt es zusätzliche Statistiken,
die Entwicklungen im
Umsatz noch klarer
darstellen.
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